Эффективно организованная система постановки и контроля задач удаленных сотрудников позволяет наладить работу аналогично работе в офисе, соблюдая три важных условия. 

Условие первое: Онлайн-сервисы

Организовать полноценный рабочий процесс возможно при использовании сервисов без привязки к конкретному компьютеру, войдя в свой личный аккаунт с любого компьютера в любом месте и в любое время. Рассмотрим типы программ, которые позволят решить данную задачу.

1. Облачные сервисы – хранилище информации: Google Disk, Яндекс.Диск, Облако. mail.

2. Система электронного документооборота, позволяющая сотруднику, клиенту, бухгалтеру, руководителю видеть весь комплекс подписанных документов. 

3. Мессенджеры Telegram, Viber, Skype, WhatsApp, посредством которых осуществляется личная связь и рабочие совещания групп, отделов, руководителей и всей компании.

4. IP-телефония, с помощью которой ведется запись разговоров с клиентами, учитывается время обработки запроса, переписка с клиентом с корпоративной почты.

5. Системы управления проектами Trello, MicrosoftToDo и др. Данные сервисы позволяют координировать всю команду, назначать сроки, ответственных.

Условие второе: KPI 

В условиях удаленной работы понимание рабочего дня с четким графиком работы размывается: сотрудник может выполнить задачу на выходных или поздно вечером, при этом качество выполненной работы может быть достаточно высоким.

В связи с этим вполне приемлемо заменить рабочий день на результаты работы KPI: от руководителя требуется лишь поставить четкие задачи на определенный период (например, на неделю) и указать сроки ее выполнения, а планирование своего рабочего процесса осуществляет сотрудник самостоятельно. Главное – выполнить задачу качественно и в срок. В случае, если деятельность сотрудника связана с решением текущих однотипных задач, например, техническое обслуживание клиентов или работа с входящими звонками клиентов, то сотрудник может самостоятельно планировать решение данных задач, исходя из принятых в компании стандартов (время ответа на запрос не более …, позвонить клиенту при заказе обратного звонка в течение …. минут  и т.д.) .

Анализ выполненных задач можно проводить следующим образом:

1)    сотрудник отмечает выполненные задачи в общем календаре CRM-системы или другой системы;

2)    в конце отчетного периода (неделя/2 недели/месяц) руководитель анализирует качество работы каждого сотрудника: количество выполненных задач, активность сотрудника, количество просроченных задач, количество ошибок, которые повлекли за собой пролонгирование срока выполнения задачи, количество невыполненных задач.

3)    по итогам проведенного анализа руководитель проводит индивидуальную планерку с сотрудником, где решаются текущие вопросы, причины невыполнения или возможности выполнения большего количества задач, задач лучшего качества, темп работы и факторы, влияющие на продуктивность конкретного сотрудника.

Условие третье: Коммуникация

Недостаток коммуникации между руководителем и командой, между членами команды может негативно сказаться на качестве работы и мотивации сотрудников. В данном случае задача эффективной коммуникации как внутри команды, так и руководства с командой решается так:

1. Общая планерка со всей командой 1 раз в неделю, где обсуждаются новости компании, успехи и возможные трудности, перспективные направления, внутренние изменения и мотивация команды.

2. Планерка в отделах по задачам конкретной команды, проекта – фокусируется внимание на результатах уже достигнутых и ожидаемых в конце проекта, временные рамки, уточнения, распределение зон ответственности, погружение команды работу и мотивация.

3. Общение в общих чатах команды, где можно задать интересующий вопрос, касающийся работы всей команды, и оперативно получить ответ.

4. Общение в личных чатах как членов команды, так и с руководителем, где можно предоставлять обратную связь по выполненной задаче, обозначить сотруднику зоны роста, оценить его ожидания, подбодрить, помочь в работе и т.д.