Многие компании активно практикуют возможности удаленной работы сотрудников. Изменения в связи с распространением COVID-19 вынудили собственников бизнеса оперативно искать выход из сложившейся ситуации. Компании, которые смогли адаптироваться и оптимистично настроиться на свое дальнейшее развитие, решают организационные вопросы работы сотрудников путем их перевода на удаленные рабочие места.

При всех преимуществах удаленной работы стоит отметить, что существует и обратная сторона «удаленки», которая может снизить продуктивность как отдельного удаленного сотрудника, так и всей команды в целом.

Рассмотрим 4 причины снижения продуктивности удаленных сотрудников. 

1. Низкий или недостаточный уровень контроля со стороны руководителя

К категориям сотрудников, на которых может повлиять переход на онлайн-пространство, относятся:

А) Сотрудники-новички, которые еще не смогли полноценно влиться в процесс работы в офисе, понять все текущие бизнес-процессы и выйти на необходимый уровень качества работы

Что делать руководителю:

- больше уделять времени новичкам для реального общения (какие вопросы возникли, как можно решить ту или иную ситуацию, что делать, если…);

- изменить программу адаптации (онлайн-обучение, онлайн-групповое обсуждение, чтобы решить максимально возможное количество вопросов в группе новичков по итогам дня / недели);

- больше инструкций (ЧТО делать, КАК делать, КОГДА (В КАКИХ СЛУЧАЯХ), С КАКОЙ ПЕРИОДИЧНОСТЬЮ делать, КОГО нужно и можно привлечь к решению данной ситуации).

Б) Сотрудники, для которых характерны трудности со сдачей отчетов и решения задач в срок, постоянные переносы дедлайнов. Такие сотрудники на удаленной работе тянут до последнего и выполняют меньшее количество работы.

Что делать руководителю:

- использовать онлайн-планировщики задач с возможностью напоминать сотруднику о выполнении задачи;

- на ежедневной утренней планерке четко проговаривать задачи и сроки, на вечерней планерке – контроль выполненных задач по итогам дня;

- промежуточный контроль выполненных задач в течение дня;

- перенесение сроков решения задач на дату раньше (не менее 3 дней) для сотрудника (к примеру, назначаем задачу сотруднику сроком выполнения на 13.04., но у себя делаем пометку, что задача должна быть решена 16.04. – в этом случае даже если сотрудник не успеет в назначенныем ему дедлайн, он не подведет ни компанию, ни непосредственного руководителя).

 В) Сотрудники априори с большим количеством задач (project-менеджеры, HR, технические специалисты).

Что делать руководителю:

- отчетность в режиме онлайн;

- возможность выбрать гибкий график, чтобы успевать вовремя;

- онлайн-общение в формате «кофе-брейка» с обсуждением текущих вопросов.

 2. Отсутствие доступа к необходимой информации

Решение технических вопросов необходимо решить в первую очередь: доступ на корпоративную почту, 1C, CRM и др. сервисы. Более того, чтобы обезопасить компанию от незапланированных технических сбоев ввиду низкого качества Интернет-соединения или качества компютерной техники эффективным будет решение данных вопросов: оплатить стоимость высокой, привезти сотруднику его рабочий компьютер/ноутбук.

3. Отсутствие самоконтроля

Не каждый сотрудник обладает самодисциплиной, высоким уровнем самоорганизованности, что не позволяет им повысить свою продуктивность.

Что делать руководителю:

- больше онлайн-общения (мини-планерки на 5 -7 минут в 11.00., в 15.00. со всей командой), что позволяет контролировать рабочие процессы и работать над общими задачами.

4. Несбалансированность работы и личной жизни

Семейные сотрудники не всегда готовы работать удаленно в связи с тем, что в период карантина вся семья находится дома. Такие условия работы дома чаще всего снижают продуктивность (особенно, если есть дети дошкольного возраста).

Что делать руководителю:

- обсудить, как компания может помочь в сложившейся ситуации (наушники, ноутбук или возможность работать в офисе в отдельном кабинете в определенный промежуток времени, к примеру, сегодня с 9.00. до 12.00. работает один сотрудник, с 12.10. до 15.20. другой сотрудник и т.д.);

- установить правила общения: а) с клиентами (к примеру, общение по телефону, когда ребенок спит или смотрит мультфильмы; б) общая планерка онлайн – общаться в чате, а не лично (если слишком шумно); в) личное общение с руководителем в чате в течение дня с онлайн-отчетностью.

Общие принципы удаленной работы в команде

1. Внедрите agile-методы (экстремальное программирование, DSDM, Scrum, FDD, BDD), которые помогают объединить в одном онлайн-пространстве (самый простой вариант – личный онлайн - кабинет) одновременно заказчика и исполнителя и дают возможность выявлять, устранять отклонения от желаемого результата посредством работы с клиентом лично.

 2. Определите правила при общении онлайн

В чате (общем или командном), к примеру могут быть такие правила:

- заменить аватары / ники на фото и фамилию сотрудника, чтобы можно было быстро найти сотрудника;

- максимальное время на ожидание ответа – не более 10 минут;

- режим: «вопрос-уточнение-ответ или предложение»;

- общаться в общем чате только в рабочее время;

- каждый сотрудник в рабочее время должен быть на связи.

Правилами личного общения онлайн могут стать:

- ежедневные планерки без включенной видеокамеры, чтобы снизить уровень стресса;

- в личные онлайн-встречи можно добавить неформальности (провести встречу с чашкой кофе или чая).

2. Повысьте мотивацию сотрудников 

Чтобы не потерять командный дух и повысить мотивацию, совместно с сотрудником HR внедрите «Coffee break online» и договоритесь каждое утро пить кофе и общаться в течение 10 минут всем офисом и/ или обедать отделом онлайн.

3. Добавьте командные бонусы, а не бонус отдельному сотруднику – это повысит мотивацию всей команды для общения между собой и поиска новых идей. К примеру, лучшая идея по формулировке миссии компании в новой реальности.

4. Отмечайте наиболее активных участников, возможно, после завершения карантина они станут лидерами новых направлений или предпочтут курировать онлайн-направления на удаленном рабочем месте.